ACC ĐÀ NẴNG

Khi thực hiện các thủ tục hành chính như làm hộ chiếu, đăng ký học cho con hay làm hồ sơ xin việc, chúng ta thường xuyên bắt gặp yêu cầu điền “số và quyển số trên giấy khai sinh“. Tưởng chừng như đơn giản, nhưng rất nhiều người bị nhầm lẫn giữa hai thông tin này, dẫn đến việc hồ sơ bị trả về hoặc phải sửa đổi mất thời gian. Vậy thực chất số và quyển số trên giấy khai sinh là gì? Nằm ở đâu và điền thế nào cho đúng? Bài viết dưới đây, ACC Đà Nẵng sẽ tháo gỡ mọi thắc mắc

1. Thông tin số và quyển số trên giấy khai sinh chuẩn nhất

Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong hệ thống hộ tịch, số và quyển số trên giấy khai sinh được quy định cụ thể để đảm bảo tính duy nhất và dễ dàng tra cứu.

Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch, bổ sung một số điều của Luật Hộ tịch và các nội dung sửa đổi, bổ sung khác về đăng ký khai sinh, khai tử, các thông tin này được ghi rõ ràng ở phần đầu của giấy khai sinh.

Cụ thể, “số” thường đề cập đến số thứ tự đăng ký khai sinh, được cấp liên tục theo sổ đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thực hiện thủ tục. Số này giúp phân biệt từng trường hợp đăng ký riêng lẻ, tránh nhầm lẫn trong hệ thống lưu trữ.

Còn “quyển số” là số của quyển sổ hộ tịch mà bản khai sinh được ghi nhận, thường được đánh số theo năm hoặc theo lô đăng ký. Những thông tin này không chỉ là mã định danh mà còn là cơ sở để liên kết với dữ liệu quốc gia về dân cư, theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin cá nhân. Việc ghi nhận chính xác các số này từ thời điểm đăng ký ban đầu là bắt buộc, và bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến khó khăn trong việc xác minh sau này.

Hơn nữa, với sự phát triển của cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, các thông tin này ngày càng được tích hợp vào hệ thống quốc gia, cho phép tra cứu nhanh chóng qua cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

Do đó, khi nhận giấy khai sinh, công dân cần kiểm tra kỹ lưỡng số và quyển số trên giấy khai sinh để đảm bảo tính hợp lệ ngay từ đầu. Thông tư 04/2020/TT-BTP cũng nhấn mạnh rằng, các cơ quan đăng ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông tin này, và nếu phát hiện sai sót, có thể yêu cầu điều chỉnh theo quy trình quy định.

2. Ý nghĩa pháp lý của số và quyển số trên giấy khai sinh

Số và quyển số trên giấy khai sinh mang ý nghĩa pháp lý sâu sắc, đóng vai trò như một mã định danh độc nhất cho mỗi cá nhân từ khi sinh ra, giúp liên kết toàn bộ hồ sơ hộ tịch suốt đời.

Theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, những con số này không chỉ là thông tin hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý để chứng minh mối quan hệ huyết thống, quốc tịch và quyền cư trú. Trong trường hợp mất giấy khai sinh, việc cung cấp chính xác số và quyển số giúp rút ngắn thời gian cấp lại, vì chúng là chìa khóa để truy xuất bản gốc từ sổ hộ tịch.

Hơn nữa, với sự chuyển đổi số theo Luật Hộ tịch, các thông tin này được mã hóa và bảo vệ theo tiêu chuẩn an ninh mạng, ngăn chặn rủi ro lộ thông tin cá nhân. Ý nghĩa của chúng còn thể hiện ở việc hỗ trợ các thủ tục thừa kế hoặc xác định quyền lợi xã hội, nơi mà giấy khai sinh là tài liệu gốc. Nếu không có số và quyển số trên giấy khai sinh rõ ràng, công dân có thể gặp trở ngại trong việc chứng minh danh tính, dẫn đến chậm trễ trong các giao dịch pháp lý.

Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định rằng, cơ quan nhà nước phải đảm bảo các số này được cập nhật đồng bộ giữa sổ giấy và hệ thống điện tử, góp phần xây dựng một hệ thống hộ tịch minh bạch và hiệu quả.

Trong bối cảnh dân số Việt Nam ngày càng tăng, việc quản lý số và quyển số trên giấy khai sinh trở thành yếu tố then chốt để duy trì trật tự hành chính, giúp chính phủ theo dõi thống kê dân số và lập kế hoạch phát triển xã hội.

Xem thêm tại đây: Ông bà đi làm giấy khai sinh cho cháu có được không?

3. Cách kiểm tra và xác minh số và quyển số trên giấy khai sinh

Việc kiểm tra số và quyển số trên giấy khai sinh là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của giấy tờ, đặc biệt khi sử dụng cho các mục đích pháp lý.

Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, công dân có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận thông tin này bất kỳ lúc nào, thông qua việc đối chiếu với sổ gốc hoặc hệ thống dữ liệu điện tử. Để kiểm tra, bạn có thể quan sát trực tiếp trên giấy khai sinh: số đăng ký thường nằm ở dòng đầu tiên bên phải, theo định dạng “Số: 001/2023/BS”, trong khi quyển số được ghi kèm theo như “Quyển số: 05”. Nếu giấy khai sinh là bản sao, cần kiểm tra dấu xác nhận của UBND cấp xã/phường để đảm bảo tính chân thực.

Trong trường hợp nghi ngờ sai sót, bạn nên liên hệ ngay cơ quan đăng ký nơi cấp giấy để yêu cầu kiểm tra. Với sự hỗ trợ của công nghệ, từ năm 2022, nhiều tỉnh thành đã triển khai cổng thông tin hộ tịch trực tuyến, nơi bạn có thể nhập số và quyển số trên giấy khai sinh để xác minh nhanh chóng mà không cần đến trực tiếp. Ví dụ, tại Đà Nẵng, hệ thống này được tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia, giúp giảm thời gian xử lý từ vài ngày xuống chỉ vài giờ.

Nếu phát hiện không khớp, quy trình điều chỉnh sẽ được thực hiện theo mẫu quy định, với chi phí hành chính tối thiểu. Việc xác minh định kỳ số và quyển số trên giấy khai sinh cũng giúp tránh các vấn đề phát sinh sau này, như khi nộp hồ sơ xin việc hoặc vay vốn ngân hàng.

Xem thêm tại đây: Giấy khai sinh có giờ sinh không?

4. Câu hỏi thường gặp

Giấy khai sinh của tôi chỉ có “Số” mà không có “Quyển số” thì phải làm sao khi điền tờ khai?

Đây là trường hợp rất phổ biến với các mẫu giấy khai sinh cũ (trước năm 2016). Nếu trên phôi giấy hoàn toàn không có thông tin về quyển số, tại các tờ khai mẫu, bạn có thể bỏ trống hoặc ghi chữ “Không có” / “X”. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ đối chiếu theo thực tế phôi giấy của bạn. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ hỗ trợ xác minh nếu cần.

“Số” trên giấy khai sinh có phải là số Căn cước công dân sau này không?

Không. “Số” trên giấy khai sinh là số thứ tự khai sinh tại địa phương. Tuy nhiên, trên các mẫu giấy khai sinh mới hiện nay có in thêm dòng “Số định danh cá nhân” gồm 12 chữ số – đây mới chính là số Căn cước công dân gắn chip của bạn trong tương lai. Sự khác biệt này được quy định rõ tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP và Luật Hộ tịch 2014.

Có thể tự ý tẩy xóa hay sửa lại Số quyển trên giấy khai sinh không?

Tuyệt đối không. Mọi hành vi tự ý tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên giấy khai sinh đều vi phạm pháp luật và làm vô hiệu hóa giá trị của giấy tờ. Nếu có sai sót, bạn phải làm thủ tục đính chính tại cơ quan tư pháp có thẩm quyền. Theo Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thủ tục cải chính hộ tịch là bắt buộc.

Số và quyển số trên giấy khai sinh có thể thay đổi không?

Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, số và quyển số trên giấy khai sinh là thông tin cố định và không được thay đổi trừ khi có sai sót do lỗi ghi chép của cơ quan đăng ký. Trong trường hợp phát hiện lỗi, công dân có quyền yêu cầu điều chỉnh bằng văn bản, kèm theo bằng chứng chứng minh.

Làm thế nào để tra cứu số và quyển số trên giấy khai sinh nếu mất giấy tờ?

Nếu mất giấy khai sinh, bạn có thể tra cứu số và quyển số trên giấy khai sinh bằng cách cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh và nơi sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thực hiện thủ tục ban đầu. Với hệ thống điện tử, bạn cũng có thể sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký ngày sinh để nhập dữ liệu cơ bản và nhận kết quả.

Số và quyển số trên giấy khai sinh khác gì so với số CMND hoặc CCCD?

Số và quyển số trên giấy khai sinh là mã định danh hộ tịch từ lúc sinh, khác với số CMND hoặc CCCD là mã định danh công dân dùng cho các thủ tục hành chính chung. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, số hộ tịch dùng để liên kết hồ sơ gia đình, trong khi CCCD dùng cho xác thực cá nhân.

Số và quyển số trên giấy khai sinh đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi cá nhân và duy trì hệ thống hộ tịch quốc gia một cách hiệu quả. Việc nắm bắt thông tin này giúp bạn tránh được nhiều rắc rối pháp lý không đáng có trong cuộc sống hàng ngày. Nếu cần hỗ trợ kiểm tra hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng ngay hôm nay để nhận dịch vụ chuyên nghiệp và nhanh chóng.