Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số, giúp rút ngắn thời gian giao kết và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Việc áp dụng hình thức này không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả hơn. Hiểu rõ quy định liên quan đến hợp đồng lao động điện tử là bước quan trọng để tránh rủi ro tranh chấp. Cùng ACC Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết hơn.
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Về nội dung, hợp đồng lao động điện tử vẫn phải bảo đảm các nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các chế độ liên quan.
Việc giao kết còn phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 về thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giá trị pháp lý và việc lưu trữ dữ liệu. Do đó, các bên cần sử dụng phương thức giao kết có khả năng xác định được chủ thể ký và bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng.
Hình thức này giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc giao kết từ xa, quản lý và lưu trữ hồ sơ, đồng thời tạo điều kiện để người lao động dễ dàng tiếp cận hợp đồng trước khi xác lập quan hệ lao động.
2. Đặc điểm pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản nếu được giao kết và lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật. Việc sử dụng phương tiện điện tử không làm thay đổi các quyền, nghĩa vụ cơ bản của người lao động và người sử dụng lao động.
Một trong những đặc điểm quan trọng là hợp đồng phải có khả năng xác định được chủ thể giao kết và bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Chữ ký điện tử có thể được sử dụng để xác nhận việc giao kết theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Bên cạnh đó, các bên cần bảo đảm hợp đồng có thể được truy cập và sử dụng khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp phát sinh tranh chấp. Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng cũng cần được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận của các bên và bảo đảm hình thức phù hợp.
Xem thêm: Quy định về thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động
3. Lợi ích khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử
Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí liên quan đến in ấn, gửi nhận và lưu trữ hồ sơ. Người lao động cũng có thể đọc và giao kết hợp đồng từ xa mà không nhất thiết phải trực tiếp đến doanh nghiệp.
Hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống điện tử còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thời hạn, nội dung và lịch sử thay đổi của từng hợp đồng. Điều này đặc biệt thuận tiện khi doanh nghiệp có số lượng lớn người lao động.
Ngoài ra, việc giao kết bằng phương tiện điện tử góp phần hạn chế tình trạng thất lạc giấy tờ và tạo thuận lợi cho việc chứng minh nội dung thỏa thuận khi phát sinh tranh chấp, nếu dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và bảo đảm tính toàn vẹn.
Xem thêm: Phụ lục hợp đồng lao động là gì? Giải đáp
4. Quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử
Bước 1: Chuẩn bị nội dung hợp đồng
Doanh nghiệp và người lao động thống nhất các nội dung của hợp đồng theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, sau đó lập hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Bước 2: Xác thực và gửi hợp đồng
Doanh nghiệp gửi hợp đồng đến người lao động thông qua phương tiện điện tử phù hợp. Các bên thực hiện việc xác thực danh tính và kiểm tra nội dung trước khi ký.
Bước 3: Giao kết và lưu trữ
Các bên sử dụng chữ ký điện tử hoặc phương thức giao kết điện tử phù hợp theo quy định để xác nhận hợp đồng. Sau khi giao kết, hợp đồng cần được lưu trữ để có thể truy cập và sử dụng khi cần.
Bước 4: Quản lý trong quá trình thực hiện
Khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt hợp đồng, các bên thực hiện theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và lưu lại dữ liệu điện tử làm căn cứ.
5. Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động điện tử có cần in giấy không?
Không bắt buộc phải in giấy nếu hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu và đáp ứng điều kiện về giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
Có. Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Người lao động có được yêu cầu cung cấp bản sao hợp đồng không?
Có. Người sử dụng lao động phải bảo đảm người lao động có thể tiếp cận, lưu giữ và sử dụng hợp đồng theo quy định. Trường hợp cần thiết, người lao động có thể đề nghị cung cấp bản sao hợp đồng đã giao kết.
Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động khi được thực hiện đúng quy định. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng ngay hôm nay để đảm bảo tuân thủ pháp luật hiệu quả.
Để lại một bình luận