ACC ĐÀ NẴNG

Tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm là một văn bản quan trọng, đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp pháp và đúng quy định. Đây là bước đầu tiên để các cơ quan, tổ chức xin phép cơ quan có thẩm quyền, giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Việc chuẩn bị tờ trình đúng chuẩn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn về cách soạn thảo và quy trình, hãy cùng ACC Đà Nẵng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm là gì?

Tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm là một văn bản hành chính, dùng để đề xuất và xin phép cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức một sự kiện kỷ niệm quan trọng.

Tờ trình là một công cụ pháp lý giúp tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trình bày ý định tổ chức lễ kỷ niệm, chẳng hạn như kỷ niệm thành lập công ty, ngày truyền thống ngành, hoặc sự kiện đặc biệt. Văn bản này cần tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định 145/2021/NĐ-CP về điều kiện tổ chức sự kiện văn hóa, thể thao và du lịch. Tờ trình phải nêu rõ mục đích, quy mô, thời gian, địa điểm và các nội dung liên quan để cơ quan quản lý xem xét.

Một tờ trình được soạn thảo đúng chuẩn cần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và phù hợp với các quy định pháp luật. Ví dụ, theo Luật Doanh nghiệp 2020, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần đảm bảo không vi phạm các quy định về an ninh trật tự hoặc quảng cáo thương mại. Tờ trình giúp cơ quan quản lý đánh giá tính khả thi và hợp pháp của sự kiện, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Việc lập tờ trình đòi hỏi sự cẩn trọng, từ việc xác định cơ quan tiếp nhận đến nội dung trình bày. Một tờ trình không đầy đủ thông tin hoặc thiếu căn cứ pháp lý có thể dẫn đến việc bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Do đó, việc nắm rõ quy định và cấu trúc tờ trình là yếu tố then chốt.

2. Mẫu tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …/TTr-…
Đà Nẵng, ngày … tháng … năm 2025

TỜ TRÌNH
V/v xin tổ chức lễ kỷ niệm … năm thành lập Công ty …

Kính gửi: Ủy ban nhân dân … (tên cơ quan có thẩm quyền, ví dụ: Ủy ban nhân dân Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng)

Căn cứ pháp lý:

• Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 8 về quyền tổ chức các hoạt động phù hợp với mục đích kinh doanh;
• Căn cứ Nghị định 145/2021/NĐ-CP về điều kiện tổ chức các sự kiện văn hóa, thể thao và du lịch;
• Căn cứ Nghị định 136/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về phòng cháy chữa cháy;
• Căn cứ vào nhu cầu và kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm … năm thành lập Công ty …;

Chúng tôi, Công ty … (tên công ty), trân trọng trình bày nội dung xin phép tổ chức lễ kỷ niệm như sau:

1. Thông tin đơn vị tổ chức

• Tên đơn vị: Công ty … (ghi rõ tên công ty, ví dụ: Công ty TNHH ABC)
• Mã số thuế: …
• Địa chỉ trụ sở: … (ví dụ: Số 123, đường Lê Lợi, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng)
• Người đại diện theo pháp luật: … (họ và tên, chức vụ)
• Thông tin liên hệ: Số điện thoại: …; Email: …

2. Nội dung đề xuất tổ chức lễ kỷ niệm

Để kỷ niệm … năm thành lập Công ty …, chúng tôi đề xuất tổ chức sự kiện với các thông tin cụ thể như sau:

• Tên sự kiện: Lễ kỷ niệm … năm thành lập Công ty …
• Mục đích:

• Tri ân khách hàng, đối tác và toàn thể cán bộ, nhân viên đã đồng hành cùng sự phát triển của công ty trong suốt … năm qua.
• Tạo cơ hội giao lưu, kết nối và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty.
• Định hướng phát triển bền vững trong giai đoạn tiếp theo.

• Thời gian tổ chức: Từ … giờ đến … giờ, ngày … tháng … năm 2025.
• Địa điểm tổ chức: … (ví dụ: Trung tâm Hội nghị ABC, Số 456, đường Nguyễn Văn Linh, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng).
• Quy mô sự kiện: Dự kiến khoảng … khách tham dự, bao gồm đại diện cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng và nhân viên công ty.
• Nội dung chương trình:

• Phần lễ: Phát biểu của lãnh đạo công ty, công bố thành tựu, trao tặng kỷ niệm chương.
• Phần hội: Biểu diễn văn nghệ, tiệc chiêu đãi, các hoạt động giao lưu.

3. Kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn

Để đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn và đúng quy định, chúng tôi cam kết thực hiện các biện pháp sau:

• An ninh trật tự: Phối hợp với lực lượng công an địa phương (Công an Quận …) để đảm bảo an ninh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Công ty sẽ bố trí đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để kiểm soát lối ra vào và giám sát khu vực tổ chức.
• Phòng cháy chữa cháy: Tuân thủ Nghị định 136/2020/NĐ-CP, chúng tôi đã chuẩn bị phương án phòng cháy chữa cháy, bao gồm bố trí bình chữa cháy tại chỗ và phối hợp với đội phòng cháy chữa cháy khu vực. Giấy chứng nhận an toàn phòng cháy chữa cháy của địa điểm tổ chức sẽ được nộp kèm hồ sơ.
• An toàn y tế: Bố trí nhân viên y tế trực tại sự kiện để xử lý các tình huống khẩn cấp. Các biện pháp phòng chống dịch bệnh (nếu có) sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Y tế.

4. Hồ sơ kèm theo

• Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện.
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty … (có chứng thực).
• Phương án đảm bảo an ninh, an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức (nếu có).

5. Đề nghị

Kính đề nghị Ủy ban nhân dân … xem xét và cấp phép cho Công ty … được tổ chức lễ kỷ niệm … năm thành lập theo nội dung nêu trên. Chúng tôi cam kết thực hiện đúng các quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong tờ trình.

Mọi thắc mắc hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại … hoặc email …

Trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
..…….
Chức vụ: … (ví dụ: Giám đốc)

>>>> Tải ngay: Mẫu tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm tại đây!

3. Quy trình nộp tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm

Quy trình nộp tờ trình cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo được phê duyệt nhanh chóng. Dưới đây là các bước chi tiết:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
  Hồ sơ bao gồm tờ trình, kế hoạch tổ chức chi tiết, và các giấy tờ liên quan như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (nếu có). Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, các sự kiện có yếu tố công cộng cần bổ sung phương án phòng cháy chữa cháy được phê duyệt bởi cơ quan chức năng. Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp để tránh bị trả lại.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
  Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, hồ sơ có thể được nộp tại Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc cấp tỉnh. Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 7-15 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính chất sự kiện. Doanh nghiệp cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận để tránh sai sót.
• Bước 3: Bổ sung và điều chỉnh (nếu cần)
  Trong trường hợp hồ sơ thiếu hoặc cần bổ sung, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo để tổ chức hoàn thiện. Theo Nghị định 99/2019/NĐ-CP, thời gian bổ sung hồ sơ không được vượt quá 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo. Việc phản hồi nhanh chóng sẽ giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt.
• Bước 4: Nhận kết quả phê duyệt
  Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép hoặc công văn đồng ý tổ chức. Theo Thông tư 03/2021/TT-BVHTTDL, tổ chức cần tuân thủ đúng các điều kiện trong giấy phép, như thời gian, địa điểm, và quy mô đã được phê duyệt.

4. Lưu ý khi soạn thảo tờ trình

Việc soạn thảo tờ trình đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo văn bản đáp ứng yêu cầu pháp lý và được phê duyệt nhanh chóng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

• Tuân thủ cấu trúc văn bản hành chính: Tờ trình cần tuân theo mẫu văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Điều này bao gồm việc trình bày rõ ràng các phần như quốc hiệu, tiêu ngữ, số văn bản, ngày tháng, và chữ ký của người có thẩm quyền. Một tờ trình thiếu các yếu tố này có thể bị coi là không hợp lệ.
• Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Mọi thông tin trong tờ trình, từ thông tin tổ chức đến kế hoạch sự kiện, cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc cung cấp thông tin sai lệch có thể dẫn đến hậu quả pháp lý, bao gồm việc bị từ chối cấp phép hoặc xử phạt hành chính.
• Thời gian nộp tờ trình: Theo Nghị định 145/2021/NĐ-CP, tờ trình cần được nộp trước ít nhất 15-30 ngày so với ngày tổ chức sự kiện, tùy thuộc vào quy mô. Điều này giúp cơ quan quản lý có đủ thời gian xem xét và phản hồi, đồng thời giúp tổ chức có thời gian điều chỉnh nếu cần.

>>>> Xem thêm bài viết: Mẫu tờ trình xin tổ chức lễ hội

Tờ trình xin tổ chức lễ kỷ niệm là bước quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp pháp, an toàn và chuyên nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo tờ trình hoặc tư vấn pháp lý chi tiết, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng để được hướng dẫn chuyên sâu và nhanh chóng.