ACC ĐÀ NẴNG

Cho người nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế thuê nhà, thuê văn phòng là kênh đầu tư mang lại nguồn lợi nhuận vượt trội nhưng cũng đi kèm không ít rủi ro pháp lý phức tạp. Việc lập một phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ là thủ tục bắt buộc để hợp thức hóa các thay đổi. Bài viết dưới đây của ACC Đà Nẵng sẽ cung cấp biểu mẫu song ngữ Anh – Việt chuẩn quy văn phòng, hướng dẫn bạn cách lập các điều khoản chặt chẽ để bảo vệ quyền lợi tối đa cho cả hai bên.

1. Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ là gì?

Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ là văn bản đính kèm hợp đồng thuê nhà gốc, được lập song song bằng tiếng Việt và tiếng Anh nhằm sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn một số điều khoản cụ thể. Theo Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính và không được trái với nội dung hợp đồng gốc.

2. Nội dung chính trong mẫu phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ Việt Anh

Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ Việt Anh là tài liệu đính kèm nhằm bổ sung, chỉnh sửa hoặc gia hạn các điều khoản của hợp đồng thuê nhà đã ký kết. Văn bản này đặc biệt hữu ích khi có sự tham gia của các bên nước ngoài, đảm bảo cả hai ngôn ngữ đều được trình bày rõ ràng. Dưới đây là những nội dung chính cần có trong mẫu phụ lục chuẩn.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể tại Điều 403, phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính và không được trái với nội dung hợp đồng ban đầu. Mẫu phụ lục song ngữ Việt Anh cần nêu rõ thông tin của bên cho thuê và bên thuê, bao gồm tên, địa chỉ, số giấy tờ tùy thân hoặc mã số thuế. Điều này đảm bảo tính minh bạch và xác định rõ tư cách pháp lý của các bên, tránh tranh chấp về sau.

Nội dung phụ lục cần quy định chi tiết các điều khoản bổ sung, như gia hạn thời gian thuê, điều chỉnh giá thuê, hoặc bổ sung tài sản cho thuê. Ví dụ, nếu các bên muốn gia hạn thời hạn thuê thêm 6 tháng, phụ lục phải ghi rõ thời gian gia hạn và các điều kiện liên quan. Điều này phù hợp với quy định tại Điều 421 về sửa đổi hợp đồng, yêu cầu phụ lục phải thống nhất về hình thức với hợp đồng chính.

Mẫu phụ lục song ngữ cần được lập thành hai ngôn ngữ, Việt và Anh, với nội dung đảm bảo tính chính xác và đồng nhất. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, hợp đồng và phụ lục song ngữ phải được trình bày rõ ràng, tránh gây hiểu lầm. Các bên nên cân nhắc sử dụng dịch vụ công chứng để tăng tính pháp lý, đặc biệt khi hợp đồng có thời hạn từ 6 tháng trở lên.

Phụ lục phải ghi rõ số hợp đồng gốc, ngày ký kết, và các điều khoản không thay đổi. Ví dụ, nếu hợp đồng gốc quy định giá thuê là 10 triệu VNĐ/tháng, phụ lục có thể bổ sung điều khoản về việc tăng giá thuê lên 12 triệu VNĐ/tháng từ một thời điểm cụ thể. Điều này giúp các bên dễ dàng theo dõi và thực hiện đúng nghĩa vụ.

Xem thêm: Tiêu chuẩn TCVN 9716:2013 về Chất lượng nước

3. Mẫu phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ Việt Anh

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: TCVN 8012:2009 về Xác định độ axit trong rượu

4. Các điều khoản bắt buộc phải có trong phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ

Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ là phần bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung của hợp đồng chính nhưng vẫn có giá trị pháp lý tương đương nếu được lập đúng hình thức và có sự thống nhất của các bên. Để hạn chế tranh chấp, phụ lục cần thể hiện rõ ràng, thống nhất giữa hai ngôn ngữ.

4.1. Thông tin định danh chính xác của các bên (Bên cho thuê và Bên thuê ngoại quốc)

Phụ lục cần ghi đầy đủ thông tin nhận diện của các bên như họ tên hoặc tên tổ chức, quốc tịch, số CCCD/hộ chiếu hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ và thông tin đại diện hợp pháp. Đối với bên thuê là người nước ngoài, cần thể hiện chính xác thông tin hộ chiếu và tình trạng cư trú để bảo đảm tính đối chiếu khi thực hiện hợp đồng.

4.2. Nội dung sửa đổi, bổ sung cụ thể (Chi tiết điều khoản cũ và điều khoản mới)

Đây là phần quan trọng nhất của phụ lục. Văn bản cần nêu rõ điều khoản nào của hợp đồng gốc được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế; đồng thời trình bày đầy đủ nội dung cũ và nội dung mới để tránh hiểu khác nhau giữa các bên. Những nội dung không được điều chỉnh vẫn tiếp tục thực hiện theo hợp đồng chính.

4.3. Điều khoản về ngôn ngữ ưu tiên và giải quyết tranh chấp tài phán

Đối với hợp đồng song ngữ, các bên nên thỏa thuận rõ bản tiếng nào được ưu tiên áp dụng nếu có sự khác biệt về cách hiểu hoặc diễn giải. Đồng thời, phụ lục nên quy định cơ chế giải quyết tranh chấp như thương lượng, hòa giải hoặc giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật áp dụng.

4.4. Hiệu lực thi hành và số lượng bản phát hành bằng hai thứ tiếng

Phụ lục cần ghi rõ thời điểm bắt đầu có hiệu lực và xác định mối liên hệ pháp lý với hợp đồng thuê nhà gốc. Ngoài ra, nên quy định số lượng bản phát hành bằng từng ngôn ngữ, giá trị pháp lý tương đương của các bản và việc mỗi bên giữ bao nhiêu bản để thuận tiện cho việc lưu trữ và sử dụng sau này.

5. Quy trình soạn thảo phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ

Soạn thảo một phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót. Quy trình này cần tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành và bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý. Dưới đây là các bước chi tiết.

Bước 1: Xác định nhu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hợp đồng

Các bên cần thảo luận và thống nhất về các nội dung cần bổ sung, như gia hạn thời hạn thuê hoặc điều chỉnh giá thuê. Theo Bộ luật Dân sự 2015, sự thỏa thuận phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện và bình đẳng.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin và nội dung phụ lục

Thu thập thông tin về hợp đồng gốc, bao gồm số hợp đồng, ngày ký, và các điều khoản hiện hành. Nội dung phụ lục cần được soạn thảo song ngữ, đảm bảo cả hai ngôn ngữ đều chính xác và thống nhất.

Bước 3: Soạn thảo phụ lục theo mẫu chuẩn

Phụ lục cần bao gồm các mục như thông tin các bên, nội dung bổ sung, và điều khoản về hiệu lực. Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục phải không trái với hợp đồng chính và có giá trị pháp lý tương đương.

Bước 4: Ký kết và công chứng (nếu cần)

Các bên ký kết phụ lục và có thể mang đến cơ quan công chứng để chứng thực, đặc biệt với hợp đồng thuê nhà từ 6 tháng trở lên. Theo Luật Công chứng 2024, việc công chứng giúp tăng tính pháp lý và giảm rủi ro tranh chấp.

Bước 5: Lưu trữ và thực hiện

Phụ lục được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản. Các bên cần thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận để tránh vi phạm hợp đồng.

6. Lưu ý khi soạn thảo và ký kết phụ lục hợp đồng

Khi soạn thảo và ký kết phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ, các bên cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro. Những lưu ý này dựa trên pháp luật Việt Nam hiện hành và thực tiễn áp dụng.

• Các bên tham gia ký kết phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015. Điều này đảm bảo rằng người ký phụ lục có đủ thẩm quyền và không bị ép buộc hay lừa dối. Ví dụ, nếu tài sản thuê là tài sản chung của vợ chồng, cần có chữ ký của cả hai hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.
• Nội dung phụ lục không được vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015. Ví dụ, phụ lục không được bổ sung các điều khoản cho phép sử dụng nhà thuê vào mục đích bất hợp pháp, như kinh doanh hàng hóa cấm.
• Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phụ lục song ngữ cần đảm bảo sự chính xác trong dịch thuật và trình bày rõ ràng. Các bên nên nhờ đến dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp hoặc luật sư để kiểm tra tính thống nhất giữa hai ngôn ngữ, tránh hiểu lầm trong quá trình thực hiện.
• Việc công chứng phụ lục không bắt buộc, nhưng được khuyến khích để tăng tính pháp lý, đặc biệt với hợp đồng thuê nhà dài hạn. Theo Luật Nhà ở 2014, hợp đồng thuê nhà từ 6 tháng trở lên nên được công chứng để đảm bảo quyền lợi của các bên.

7. Quy định pháp luật liên quan đến phụ lục hợp đồng thuê nhà

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến phụ lục hợp đồng thuê nhà là yếu tố then chốt để đảm bảo văn bản được soạn thảo đúng chuẩn. Dưới đây là những quy định quan trọng theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể tại Điều 403 và Điều 421, quy định phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính và phải tuân thủ hình thức của hợp đồng gốc. Điều này đảm bảo phụ lục song ngữ Việt Anh có hiệu lực như hợp đồng chính nếu được soạn thảo đúng quy định.
• Luật Nhà ở 2014, tại Điều 121, quy định hợp đồng thuê nhà phải được lập thành văn bản và có thể kèm theo phụ lục để làm rõ các điều khoản. Điều này áp dụng cho cả hợp đồng thuê nhà ở và nhà để kinh doanh.
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, yêu cầu các văn bản hành chính như hợp đồng và phụ lục phải rõ ràng, minh bạch. Với hợp đồng song ngữ, cần đảm bảo cả hai ngôn ngữ đều chính xác và không gây hiểu lầm.
• Luật Công chứng 2024 khuyến khích công chứng hợp đồng và phụ lục thuê nhà để tăng tính pháp lý. Điều này đặc biệt quan trọng khi hợp đồng có thời hạn dài hoặc liên quan đến giao dịch với người nước ngoài.

8. Câu hỏi thường gặp

Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ có bắt buộc phải ra văn phòng công chứng không?

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà và phụ lục hợp đồng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Văn bản có hiệu lực kể từ thời điểm hai bên ký kết. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối khi làm việc với đối tác nước ngoài, các bên nên thực hiện công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu phụ lục hợp đồng chỉ ký bằng tiếng Anh mà không có tiếng Việt thì có giá trị pháp lý tại Việt Nam không?

Giao dịch dân sự, thương mại trên lãnh thổ Việt Nam giữa công dân/doanh nghiệp Việt Nam với người nước ngoài có thể sử dụng tiếng nước ngoài theo thỏa thuận. Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước (Thuế, Công an xuất nhập cảnh), văn bản bắt buộc phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Việc lập song ngữ song song trên cùng một văn bản là giải pháp tối ưu.

Khi phát sinh thay đổi về thông tin hộ chiếu (Passport) của chuyên gia nước ngoài thuê nhà, có cần lập phụ lục không?

Rất cần thiết. Số hộ chiếu là thông tin định danh pháp lý duy nhất của người nước ngoài tại Việt Nam phục vụ khai báo tạm trú và khấu trừ thuế. Khi chuyên gia thay đổi hoặc gia hạn hộ chiếu mới, hai bên nên lập phụ lục ngắn để ghi nhận số hộ chiếu mới nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho toàn bộ hồ sơ pháp lý.

Phụ lục hợp đồng thuê nhà song ngữ là công cụ quan trọng giúp các bên bổ sung, điều chỉnh hợp đồng một cách hợp pháp và minh bạch. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành giúp đảm bảo phụ lục có giá trị pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp. Để được hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng để nhận giải pháp pháp lý chuyên nghiệp và nhanh chóng.