Sự sai lệch về tên gọi giữa các loại giấy tờ tùy thân (như giữa sổ hộ khẩu, giấy khai sinh và CCCD hay giấy tờ nhà đất) thường gây ra rất nhiều khó khăn trong các giao dịch dân sự, thừa kế hoặc khi làm thủ tục hành chính. Để chứng minh bạn là một thực thể duy nhất dù có hai tên gọi khác nhau, bạn cần chuẩn bị một bản mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người thật chặt chẽ. Bài viết dưới đây của ACC Đà Nẵng sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo mẫu đơn chuẩn xác và lộ trình giải quyết hồ sơ.
1. Đơn xin xác nhận hai tên là một người là gì?
Mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người là văn bản hành chính được sử dụng để đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận rằng hai tên khác nhau trên các giấy tờ đều thuộc về cùng một cá nhân. Đây là thủ tục cần thiết khi thông tin họ tên trên giấy tờ bị sai lệch, không thống nhất với giấy khai sinh hoặc các giấy tờ tùy thân.
Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, mọi giấy tờ liên quan đến họ tên, ngày sinh hoặc các thông tin nhân thân khác phải thống nhất với giấy khai sinh. Tuy nhiên, trên thực tế, sự khác biệt về tên có thể xuất phát từ sai sót hành chính, việc đổi tên hợp pháp hoặc sử dụng biệt danh lâu dài.
Việc xin xác nhận giúp cá nhân tránh rắc rối khi giao dịch như chuyển nhượng tài sản, đăng ký quyền sử dụng đất hoặc tham gia bảo hiểm xã hội. Mẫu đơn cần nêu rõ lý do, quá trình dẫn đến sự khác biệt về tên và kèm theo giấy tờ chứng minh, đảm bảo thông tin được thống nhất và quyền lợi pháp lý của cá nhân được bảo vệ.
2. Trường hợp nào cần phải làm đơn xác nhận hai tên là một người?
Người dân thường cần làm mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người khi gặp rắc rối về sự sai lệch tên gọi trên giấy tờ, chẳng hạn như tên trên giấy khai sinh khác với tên trên CCCD, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ nhà đất.
Các trường hợp phổ biến bao gồm: giao dịch dân sự (mua bán tài sản), thủ tục thừa kế, đăng ký hôn nhân, hoặc khi làm hồ sơ hành chính như xin việc, vay vốn ngân hàng. Nếu không có xác nhận, hồ sơ có thể bị từ chối do nghi ngờ nhân thân không thống nhất, dẫn đến chậm trễ hoặc mất quyền lợi.
Xem thêm: Mẫu hợp đồng cho thuê đất vườn chi tiết
3. Mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người chuẩn pháp lý (Tải miễn phí)
Dưới đây là mẫu đơn chuẩn pháp lý dựa trên quy định hiện hành, với căn cứ từ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Hộ tịch 2014 và Thông tư 04/2020/TT-BTP. Bạn có thể tải miễn phí và chỉnh sửa theo thông tin cá nhân.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
Xem thêm: Mẫu đơn khiếu nại cảnh sát giao thông
4. Thành phần hồ sơ đi kèm để chứng minh nhân thân
Để hoàn thiện hồ sơ, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau theo Thông tư 04/2020/TT-BTP:
- Giấy khai sinh bản sao có chứng thực theo quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP
- Căn cước công dân còn hiệu lực để xác minh thông tin nhân thân
- Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ thay thế chứng minh nơi cư trú
- Mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người theo quy định
- Các giấy tờ liên quan chứng minh việc thay đổi tên (nếu có), như quyết định đổi tên hoặc giấy tờ pháp lý khác
- Bản sao các giấy tờ có chứa cả hai tên gọi để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, xác minh
- Lưu ý hồ sơ phải đầy đủ, hợp lệ để được tiếp nhận và xử lý
Trường hợp có nghi ngờ về nhân thân, cơ quan công an sẽ phối hợp xác minh trước khi UBND cấp xã cấp giấy xác nhận
5. Quy trình thực hiện thủ tục xin xác nhận hai tên là một người
Để xin xác nhận hai tên là một người, cá nhân cần tuân thủ quy trình rõ ràng theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Người làm đơn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như giấy khai sinh (bản sao có chứng thực), căn cước công dân, sổ hộ khẩu và mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người. Nếu có giấy tờ liên quan chứng minh sự thay đổi tên (như quyết định đổi tên), cần nộp kèm để tăng tính thuyết phục.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã/phường nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú. Cơ quan này có trách nhiệm kiểm tra thông tin dân cư và xác minh tính chính xác của hồ sơ. ACC Đà Nẵng lưu ý rằng việc nộp hồ sơ trực tiếp giúp người làm đơn trao đổi nhanh chóng với cán bộ để bổ sung nếu thiếu giấy tờ.
Bước 3: Xác minh và xử lý hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ, công chức hộ tịch sẽ thẩm tra thông tin dựa trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo Nghị định 87/2020/NĐ-CP. Nếu cần xác minh thêm, thời gian xử lý có thể kéo dài không quá 5 ngày làm việc. Kết quả sẽ là văn bản xác nhận hoặc thông báo từ chối kèm lý do.
Bước 4: Nhận kết quả
Kết quả xác nhận được trả trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc qua bưu điện theo yêu cầu. Cá nhân nên kiểm tra kỹ văn bản xác nhận để đảm bảo thông tin chính xác trước khi sử dụng cho các thủ tục hành chính khác. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, thời hạn trả kết quả thường là 1-3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
6. Thẩm quyền và lưu ý khi thực hiện thủ tục xác nhận
Hiểu rõ thẩm quyền và các lưu ý quan trọng giúp cá nhân thực hiện thủ tục xác nhận hiệu quả.
Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã/phường nơi cá nhân đăng ký thường trú có thẩm quyền xác nhận hai tên là một người, theo Nghị định 87/2020/NĐ-CP. Các cơ quan này quản lý thông tin dân cư và có quyền truy cập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để kiểm tra. Cá nhân cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ để tránh việc bổ sung nhiều lần.
Trong trường hợp sử dụng văn bản xác nhận ở nước ngoài, cần thực hiện chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao theo Nghị định 07/2025/NĐ-CP. Hồ sơ chứng nhận bao gồm tờ khai, bản sao giấy tờ tùy thân và giấy xác nhận hai tên là một người. ACC Đà Nẵng lưu ý rằng thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự có thể lên đến 5 ngày làm việc nếu hồ sơ phức tạp.
Cá nhân nên kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi nộp, đặc biệt là giấy khai sinh và căn cước công dân, để đảm bảo thông tin thống nhất. Nếu có sai sót trong giấy tờ gốc, cần làm thủ tục đính chính trước khi xin xác nhận. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, việc xác nhận không mất phí, nhưng một số địa phương có thể áp dụng phí chứng thực theo quy định.
7. Câu hỏi thường gặp
Xin xác nhận hai tên là một người ở đâu?
Công dân đến Ủy ban nhân dân cấp xã/phường (nơi đang thường trú) để làm thủ tục đề nghị xác nhận nhân thân.
Thời gian giải quyết hồ sơ mất bao lâu?
Thông thường từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giấy xác nhận hai tên là một người có thời hạn sử dụng không?
Giấy xác nhận này không ghi thời hạn và có giá trị sử dụng lâu dài khi nộp kèm với các giấy tờ có sự sai lệch tên.
Mẫu đơn xin xác nhận hai tên là một người là công cụ quan trọng giúp cá nhân thống nhất thông tin nhân thân, tránh rắc rối trong các thủ tục hành chính. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy trình tại cơ quan có thẩm quyền sẽ đảm bảo quá trình xác nhận diễn ra nhanh chóng. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo đơn hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng để được hướng dẫn chuyên nghiệp và tận tâm.
Để lại một bình luận