ACC ĐÀ NẴNG

Mẫu đơn xin khắc dấu là giấy tờ bắt buộc khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân cần tạo con dấu phục vụ hoạt động hành chính, pháp lý và giao dịch thương mại. Cùng ACC Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết thủ tục, mẫu đơn và các quy định pháp luật liên quan.

1. Đơn xin khắc dấu: Nội dung và ý nghĩa pháp lý

Mẫu đơn xin khắc dấu là văn bản do tổ chức hoặc cá nhân lập, gửi đến cơ quan/cơ sở khắc dấu hợp pháp để đề nghị thực hiện việc khắc con dấu mới. Nội dung của mẫu đơn thường bao gồm:

• Thông tin tổ chức/cá nhân yêu cầu khắc dấu.
• Loại dấu cần khắc (dấu tròn, dấu chức danh, dấu treo, dấu chữ ký…).
• Mục đích và phạm vi sử dụng.
• Cam kết sử dụng con dấu đúng quy định pháp luật.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 99/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 54/2023/NĐ-CP), doanh nghiệp có quyền tự quyết về số lượng, hình thức, nội dung con dấu nhưng phải đảm bảo không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức khác.

Đối với cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập hoặc tổ chức chính trị – xã hội, việc khắc dấu vẫn cần sự phê duyệt của cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.

2. Mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất

Kính gửi: CỤC CẢNH SÁT QLHC VỀ TTXH – BỘ CÔNG AN

Công ty: …………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính:………………………………………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số ………..ngày …./…/……

Đại diện: Ông/Bà ………………- Chức vụ: …………………….

Chúng tôi xin trình bày với Quý cơ quan một việc như sau:

Công ty …………………. được thành lập ngày…….. tháng …. năm ………… theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số …………………..

Chúng tôi đã được Quý cơ quan cấp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Vào tháng … năm …. bộ phận văn thư của (tên đơn vị) có làm thất lạc một số tài liệu, trong đó có: 01 đăng ký mẫu dấu của (tên đơn vị) do Cục cảnh sát QLHC về TTXH – Bộ công an cấp tại khu vực:…………………… Sau khi phát hiện ra mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, trung tâm tôi chưa thông báo về việc mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của (tên đơn vị), bằng văn bản này, tôi kính mong nhận được sự giúp đỡ từ phía Quý cơ quan cho trung tâm chúng tôi được xin cấp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trong thời gian sớm nhất. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

>>> Tải ngay: Mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất tại đây!

3. Quy trình xin khắc dấu theo pháp luật Việt Nam hiện hành

Để thủ tục khắc dấu diễn ra suôn sẻ, người thực hiện cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
 Hồ sơ khắc dấu bao gồm:

• Mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất (điền đầy đủ thông tin theo quy định).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép hoạt động hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
• Giấy ủy quyền (nếu người ký đơn không phải là đại diện pháp luật).
• Văn bản chấp thuận khắc dấu (đối với các tổ chức thuộc diện phải xin phép).

Lưu ý: Tất cả giấy tờ sao y cần có chữ ký và đóng dấu của tổ chức hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ sở khắc dấu được cấp phép
 Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, cơ sở khắc dấu phải được Bộ Công an hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu cần mang theo bản gốc để đối chiếu.

Bước 3: Thiết kế và duyệt mẫu con dấu
 Cơ sở khắc dấu sẽ gửi bản thiết kế để khách hàng xem và duyệt. Nội dung con dấu cần đúng với thông tin trong hồ sơ và tuân thủ quy định về hình thức, kích thước, ký hiệu.

Bước 4: Nhận con dấu và biên bản bàn giao
 Sau khi hoàn tất, cơ sở sẽ bàn giao con dấu cùng biên bản bàn giao và hóa đơn. Người nhận cần kiểm tra kỹ nội dung, hình thức con dấu. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu khắc lại ngay.

4. Lưu ý khi điền mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất

Khi soạn mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất, mỗi thông tin điền vào đều phải chính xác tuyệt đối, vì chỉ cần sai một chi tiết nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

• Tên tổ chức/doanh nghiệp: Phải trùng khớp 100% với tên ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập. Không được viết tắt, không thêm ký hiệu, và nếu là chi nhánh/văn phòng đại diện thì cần ghi rõ kèm thông tin phân cấp.
• Địa chỉ trụ sở chính: Ghi đầy đủ theo giấy phép, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Tuyệt đối không dùng địa chỉ liên hệ tạm thời hoặc địa chỉ khác với đăng ký kinh doanh.
• Loại dấu: Xác định rõ là dấu tròn, dấu chức danh, dấu chữ ký, dấu treo hoặc dấu nghiệp vụ chuyên ngành. Mỗi loại dấu có mục đích sử dụng và quy định riêng, vì vậy phải chọn đúng để tránh vi phạm.
• Mục đích sử dụng: Nêu rõ ràng, ngắn gọn nhưng đúng chức năng, ví dụ “Sử dụng trong giao dịch, ký kết hợp đồng và văn bản hành chính của doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam hiện hành”.
• Người ký đơn: Phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp. Nếu ủy quyền, cần kèm giấy ủy quyền hợp lệ, có chữ ký và con dấu (nếu đã có).
• Mẫu thiết kế con dấu: Một số cơ sở khắc dấu yêu cầu kèm file thiết kế hoặc bản phác thảo dự kiến. Nên chuẩn bị trước để tiết kiệm thời gian.
• Ngôn ngữ và ký hiệu: Nội dung trên con dấu chỉ sử dụng tiếng Việt hoặc có thể kèm tiếng nước ngoài (nếu đăng ký trong tên doanh nghiệp). Không sử dụng hình ảnh, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc trùng với con dấu cơ quan nhà nước.

5. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc khắc dấu

Việc khắc dấu ở Việt Nam hiện nay chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tránh lạm dụng. Các văn bản pháp luật điều chỉnh trực tiếp bao gồm:

• Luật Doanh nghiệp 2020

• Quy định quyền của doanh nghiệp trong việc quyết định hình thức, số lượng, nội dung con dấu.
• Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu theo quy định pháp luật.

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 54/2023/NĐ-CP)

• Hướng dẫn chi tiết việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
• Quy định rõ các trường hợp phải xin phép trước khi khắc dấu (ví dụ: tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập…).
• Đưa ra nguyên tắc về hình thức, nội dung, kích thước con dấu.

• Nghị định 45/2024/NĐ-CP

• Quy định mức xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến con dấu, bao gồm phạt tiền khi khắc dấu không đúng thẩm quyền, sử dụng con dấu chưa đăng ký, hoặc làm giả con dấu.

• Luật Giao dịch điện tử 2023

• Công nhận giá trị pháp lý của con dấu điện tử và chữ ký số trong các giao dịch điện tử.
• Cho phép doanh nghiệp lựa chọn sử dụng song song hoặc thay thế con dấu vật lý bằng con dấu điện tử trong một số trường hợp.

Những văn bản này tạo hành lang pháp lý để việc khắc và sử dụng con dấu được thực hiện đúng thủ tục, minh bạch, và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của tổ chức, doanh nghiệp cũng như cá nhân.

>>>> Xem thêm bài viết: Mẫu đơn xin hiến tạng mới nhất

Việc chuẩn bị mẫu đơn xin khắc dấu mới nhất và thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt để thủ tục khắc dấu diễn ra nhanh chóng, hợp pháp. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ chuẩn xác ngay từ đầu, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng để được hỗ trợ soạn thảo, tư vấn và thực hiện trọn gói thủ tục khắc dấu.