ACC ĐÀ NẴNG

Mẫu công văn giải trình với hải quan là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp giải thích các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về mẫu công văn, quy trình lập, và các quy định liên quan, cùng ACC Đà Nẵng để hỗ trợ bạn hiệu quả.

1. Mẫu công văn giải trình với hải quan là gì?

Mẫu công văn giải trình với hải quan là văn bản doanh nghiệp sử dụng để giải thích các vấn đề liên quan đến hồ sơ hải quan.

Theo Luật Hải quan 2014, công văn giải trình được sử dụng khi cơ quan hải quan yêu cầu doanh nghiệp làm rõ các sai sót trong tờ khai hải quan, hóa đơn, hoặc các chứng từ liên quan. Công văn giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin bổ sung, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định chi tiết nội dung và hình thức của công văn giải trình.

Công văn giải trình cần bao gồm các thông tin như thông tin doanh nghiệp, số tờ khai hải quan, nội dung giải trình, và các tài liệu đính kèm. Theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, công văn phải trình bày rõ ràng, có chữ ký của người đại diện pháp luật để được chấp nhận.

Việc lập công văn giải trình đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các hình phạt hành chính hoặc đình chỉ thông quan. Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, các vi phạm về hồ sơ hải quan có thể bị phạt từ 2 triệu đến 20 triệu đồng, nhấn mạnh tầm quan trọng của công văn giải trình.

Công văn này còn là căn cứ để cơ quan hải quan xem xét và giải quyết các vướng mắc, giúp doanh nghiệp tiếp tục quy trình thông quan. Theo Thông tư 12/2025/TT-BTC, công văn cần được nộp đúng thời hạn quy định để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

2. Mẫu công văn giải trình với hải quan

Kính gửi: (2) Chi cục Hải quan………………………………….

Căn cứ quy định tại Khoản….. Điều…. Thông tư số…./TT-BTC ngày… tháng…. năm…….. của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều………… Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

        Theo yêu cầu giải trình của Chi cục Hải quan….. tại văn bản số (3)… ngày…., công ty chúng tôi giải trình các nội dung như sau:

1. Nội dung 1:

– Yêu cầu của Chi cục Hải quan: (4)….

– Giải trình của doanh nghiệp: (5)……..

– Tài liệu gửi kèm: (6)…….

2. Nội dung 2:

– Yêu cầu của Chi cục Hải quan:….

– Giải trình của doanh nghiệp:……..

– Tài liệu gửi kèm:…….

        Công ty chúng tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của các thông tin và tài liệu giải trình trên đây./.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

(1) Tổ chức, cá nhân liên quan đến việc giải trình;

(2) Đơn vị nhận giải trình;

(3) Nêu rõ văn bản yêu cầu tổ chức, cá nhân giải trình của cơ quan hải quan;

(4) Nêu rõ nội dung cơ quan hải quan yêu cầu giải trình;

(5) Nêu rõ lý do, căn cứ để giải trình;

(6) Liệt kê tài liệu đính kèm (nếu có)

>>> Tải ngay: Mẫu công văn giải trình với hải quan tại đây!

3. Quy trình lập mẫu công văn giải trình với hải quan

Quy trình lập mẫu công văn giải trình với hải quan cần tuân thủ các quy định cụ thể. Phần này trình bày các bước thực hiện để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.

Bước 1: Xác định nội dung cần giải trình. Doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề mà cơ quan hải quan yêu cầu giải trình, như sai sót trong tờ khai hoặc thiếu chứng từ. Theo Điều 15 Thông tư 38/2015/TT-BTC, nội dung giải trình phải cụ thể và liên quan trực tiếp đến yêu cầu.

Bước 2: Chuẩn bị mẫu công văn. Doanh nghiệp sử dụng mẫu công văn theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, bao gồm thông tin doanh nghiệp, số tờ khai, và nội dung giải trình. Mẫu công văn cần được soạn thảo rõ ràng, có chữ ký và đóng dấu.

Bước 3: Thu thập tài liệu đính kèm. Các tài liệu như hóa đơn, hợp đồng, hoặc giấy chứng nhận cần được đính kèm để làm rõ nội dung giải trình. Theo Điều 18 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, tài liệu phải hợp pháp và khớp với nội dung công văn.

Bước 4: Nộp công văn. Công văn được nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan hoặc qua hệ thống hải quan điện tử. Thông tư 12/2025/TT-BTC yêu cầu nộp đúng thời hạn, thường là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo.

Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả. Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ cơ quan hải quan để xử lý các yêu cầu bổ sung nếu có. Theo Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC, thời gian xử lý công văn thường không quá 7 ngày làm việc.

4. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu công văn giải trình

Hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến mẫu công văn giải trình là yếu tố quan trọng để thực hiện đúng quy trình.

Theo Luật Hải quan 2014, công văn giải trình là một phần trong quy trình xử lý vướng mắc hải quan, giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề liên quan đến tờ khai hoặc chứng từ. Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định chi tiết về nội dung, hình thức, và cách lập công văn giải trình.

Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định các mức xử phạt đối với vi phạm trong hoạt động hải quan, bao gồm việc không nộp hoặc nộp sai công văn giải trình. Mức phạt có thể lên đến 20 triệu đồng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ.

Thông tư 12/2025/TT-BTC bổ sung quy định về việc nộp công văn giải trình qua hệ thống hải quan điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý. Văn bản này khuyến khích doanh nghiệp sử dụng công nghệ để quản lý hồ sơ hải quan.

Theo Điều 10 Nghị định 153/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải đảm bảo tính minh bạch trong hồ sơ hải quan, bao gồm việc cung cấp công văn giải trình đầy đủ và đúng thời hạn khi được yêu cầu.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu công văn giải trình với hải quan

Để đảm bảo việc sử dụng mẫu công văn giải trình hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng.

Khi soạn thảo công văn, doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu đúng theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, đảm bảo đầy đủ thông tin như số tờ khai, nội dung giải trình, và chữ ký người đại diện. Việc thiếu thông tin có thể dẫn đến từ chối theo Điều 16 Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Nội dung giải trình cần ngắn gọn, rõ ràng, và tập trung vào vấn đề mà cơ quan hải quan yêu cầu. Theo Luật Hải quan 2014, công văn phải kèm theo tài liệu chứng minh hợp pháp để tăng tính thuyết phục và tránh bị yêu cầu bổ sung.

Doanh nghiệp nên lưu trữ cả bản giấy và bản điện tử của công văn giải trình để thuận tiện trong việc tra cứu và đối chiếu. Theo Thông tư 12/2025/TT-BTC, bản điện tử cần được lưu trên hệ thống hải quan điện tử, đảm bảo tính bảo mật.

Trong trường hợp cần giải trình bổ sung, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan và nộp công văn đúng thời hạn. Theo Điều 20 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ có thể dẫn đến đình chỉ thông quan hoặc xử phạt hành chính.

>>>> Xem thêm bài viết: Mẫu văn bản giải trình với cơ quan thuế

Mẫu công văn giải trình với hải quan là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp xử lý các vướng mắc trong quá trình thông quan, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Để được hỗ trợ thêm về mẫu công văn hoặc tư vấn pháp lý, bạn có thể liên hệ ACC Đà Nẵng qua các kênh chính thức để nhận hướng dẫn chi tiết.