Khai cấp hộ chiếu công vụ online là thủ tục quan trọng giúp cán bộ, công chức thực hiện nhanh chóng việc xin cấp hộ chiếu công vụ phục vụ công tác đối ngoại. Thủ tục này được quy định tại Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2023. Cùng ACC Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết.
1. Điều kiện được cấp hộ chiếu công vụ
Hộ chiếu công vụ được cấp cho các đối tượng thuộc Điều 9 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, trong đó có cán bộ, công chức; một số viên chức của đơn vị sự nghiệp công lập; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu; nhân viên cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước Việt Nam thường trú ở nước ngoài cùng một số trường hợp khác theo quy định. Từ ngày 01/7/2026, quy định về đối tượng cấp hộ chiếu công vụ được cập nhật để phù hợp với tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, trong đó có người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã.
Người thuộc diện được cấp hộ chiếu công vụ phải thực hiện chuyến đi nước ngoài thuộc phạm vi được cấp hộ chiếu công vụ và có văn bản cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định. Vì vậy, không phải mọi cán bộ, công chức, viên chức đều đương nhiên được cấp hộ chiếu công vụ mà phải đồng thời đáp ứng điều kiện về đối tượng và mục đích chuyến đi.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai cấp hộ chiếu công vụ online
Hồ sơ khai cấp hộ chiếu công vụ online được thực hiện theo yêu cầu của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao. Đối với hồ sơ trực tuyến toàn trình, người đề nghị sử dụng tài khoản định danh VNeID để thực hiện thủ tục cho chính mình; tờ khai và văn bản cử đi công tác nước ngoài phải đáp ứng yêu cầu về văn bản điện tử theo quy định.
Danh sách hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực theo mẫu quy định.
- Văn bản cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền.
- Các giấy tờ, tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể và yêu cầu của Cục Lãnh sự.
Đối với hồ sơ nộp trực tuyến toàn trình, người đề nghị không sử dụng bản giấy được ký trực tiếp rồi scan nếu hồ sơ thuộc trường hợp phải là văn bản điện tử; tờ khai và văn bản cử đi công tác phải được lập, ký và đóng dấu số theo yêu cầu của hệ thống.
Xem thêm: Hướng dẫn bảo lãnh người thân sang Hàn Quốc làm việc
3. Cách khai cấp hộ chiếu công vụ online
Để thực hiện khai cấp hộ chiếu công vụ online, người đề nghị thực hiện trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Bộ Ngoại giao theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự. Thủ tục cấp hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao đã được triển khai trực tuyến toàn trình từ ngày 01/12/2025. Người đề nghị sử dụng tài khoản VNeID của mình, khai tờ khai, gửi văn bản điện tử và thực hiện các bước theo hướng dẫn trên hệ thống.
Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng nhập
Người đề nghị truy cập hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Bộ Ngoại giao và đăng nhập bằng tài khoản VNeID. Sau khi đăng nhập, lựa chọn thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao và kiểm tra thông tin cá nhân được hiển thị trên hệ thống.
Bước 2: Điền thông tin và tải hồ sơ
Người đề nghị điền đầy đủ thông tin theo tờ khai, đồng thời tải các văn bản điện tử theo yêu cầu, trong đó có văn bản cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài. Hồ sơ trực tuyến phải đáp ứng yêu cầu về chữ ký số, con dấu số và định dạng tài liệu theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự.
Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả
Sau khi kiểm tra thông tin và thành phần hồ sơ, người đề nghị gửi hồ sơ trên hệ thống và theo dõi tình trạng giải quyết trực tuyến. Khi hồ sơ được giải quyết, người đề nghị thực hiện việc nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm: Thủ tục bảo lãnh cha mẹ đi Mỹ theo quy định
4. Thời hạn giải quyết và lệ phí
Đối với thủ tục cấp hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao, thời hạn giải quyết thông thường được thực hiện theo quy định của thủ tục hành chính. Theo thông tin trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, trường hợp đoàn dưới 50 người có thời hạn giải quyết 04 ngày làm việc, trong đó 01 ngày tại Sở Ngoại vụ và 03 ngày tại Cục Lãnh sự; trường hợp đoàn từ 50 người trở lên là 06 ngày làm việc. Đối với thủ tục trực tuyến toàn trình do Cục Lãnh sự triển khai, người đề nghị thực hiện theo thời hạn được hệ thống thông báo cho hồ sơ cụ thể.
Lệ phí cấp mới hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước hiện áp dụng mức 100.000 đồng/quyển đến hết ngày 31/12/2026 do chính sách giảm 50% phí, lệ phí. Trường hợp cấp lại do hộ chiếu bị hỏng hoặc bị mất, mức hiện áp dụng là 200.000 đồng/quyển trong cùng thời gian. Từ ngày 01/01/2027, nếu không có quy định mới, mức tương ứng là 200.000 đồng và 400.000 đồng/quyển.
5. Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu công vụ có thời hạn bao lâu?
Hộ chiếu công vụ có thời hạn từ 01 năm đến không quá 05 năm kể từ ngày cấp. Thời hạn cụ thể được xác định theo quy định và hồ sơ của từng trường hợp, không phụ thuộc đơn thuần vào thời hạn ghi trong quyết định cử đi công tác.
Có thể nộp hồ sơ online cho người khác không?
Đối với thủ tục trực tuyến toàn trình, người đề nghị sử dụng tài khoản định danh VNeID để nộp hồ sơ cho chính mình theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự. Do đó, không nên sử dụng tài khoản của người khác để thực hiện hồ sơ. Trường hợp hồ sơ được thực hiện theo hình thức trực tiếp hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ thì việc nộp thay được thực hiện theo quy định và hướng dẫn tương ứng.
Hồ sơ bị thiếu sau khi nộp online thì xử lý ra sao?
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, người đề nghị thực hiện theo thông báo của cơ quan giải quyết trên hệ thống và bổ sung tài liệu theo yêu cầu. Đối với hồ sơ trực tuyến, cần bảo đảm các văn bản được bổ sung đúng định dạng và đáp ứng yêu cầu về văn bản điện tử, chữ ký số hoặc con dấu số nếu thuộc trường hợp phải có.
Khai cấp hộ chiếu công vụ online giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch theo quy định pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng ngay hôm nay.
Để lại một bình luận