ACC ĐÀ NẴNG

Người đại diện theo pháp luật có vai trò quan trọng trong mọi giao dịch kinh tế, là người trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh doanh, quản lý con dấu và chịu trách nhiệm cao nhất trước Nhà nước về mọi hoạt động của công ty. Vì những lý do chiến lược hoặc hoàn cảnh khách quan, nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thuê nhân sự chuyên nghiệp bên ngoài để đảm nhiệm vị trí trọng yếu này. ACC Đà Nẵng sẽ cung cấp mẫu hợp đồng thuê người đại diện pháp luật chuẩn quy định pháp lý.

1. Thuê người đại diện pháp luật là gì và pháp luật có cho phép không?

Thuê người đại diện theo pháp luật là việc doanh nghiệp bổ nhiệm hoặc ký thỏa thuận với một cá nhân bên ngoài để đứng tên và thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Người này sẽ thay mặt doanh nghiệp ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước, thực hiện thủ tục hành chính và đại diện cho công ty trong các giao dịch theo phạm vi được giao.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật Việt Nam cho phép doanh nghiệp được thuê người đại diện theo pháp luật từ bên ngoài nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo điều lệ công ty và quy định pháp luật hiện hành. Đây là hình thức khá phổ biến trong thực tế, đặc biệt đối với doanh nghiệp có yếu tố đầu tư, chủ sở hữu ở xa hoặc cần người có chuyên môn quản trị và điều hành doanh nghiệp.

Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường vừa thuê người đại diện bên ngoài vừa giữ lại một vị trí đại diện pháp luật cho chủ sở hữu hoặc người quản lý nội bộ để tăng tính kiểm soát và hạn chế rủi ro pháp lý.

2. Mẫu hợp đồng thuê người đại diện pháp luật

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê xe theo quy định

3. Cấu trúc và các điều khoản cốt lõi trong hợp đồng thuê người đại diện

3.1. Thông tin pháp lý của Doanh nghiệp và Người được thuê đại diện

Hợp đồng cần ghi đầy đủ thông tin pháp lý của doanh nghiệp như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện ký hợp đồng và thông tin của người được thuê làm đại diện pháp luật.

Đối với cá nhân được thuê, cần nêu rõ họ tên, ngày sinh, số CCCD/hộ chiếu, địa chỉ thường trú và tình trạng pháp lý để bảo đảm đủ điều kiện đứng tên đại diện doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

3.2. Phạm vi công việc và Giới hạn thẩm quyền ký kết giao dịch

Đây là điều khoản quan trọng nhằm xác định rõ quyền hạn của người đại diện được thuê. Hợp đồng cần quy định cụ thể người đại diện được phép ký loại giao dịch nào, giới hạn giá trị hợp đồng, quyền làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước để tránh trường hợp lạm quyền hoặc vượt quá phạm vi được giao.

3.3. Chế độ tiền lương, phụ cấp, thưởng và lợi ích hưu trí

Hợp đồng cần thỏa thuận rõ mức lương, phụ cấp trách nhiệm, tiền thưởng hoặc các chế độ hỗ trợ khác dành cho người đại diện pháp luật. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn quy định thêm chế độ bảo hiểm, hỗ trợ chi phí công tác hoặc quyền lợi dài hạn nhằm bảo đảm sự ổn định trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

3.4. Trách nhiệm vật chất và nghĩa vụ bồi thường thiệt hại khi lạm quyền

Người được thuê làm đại diện pháp luật phải chịu trách nhiệm đối với các hành vi vượt thẩm quyền, vi phạm pháp luật hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp do lỗi cố ý hoặc thiếu trách nhiệm. Hợp đồng nên quy định rõ cơ chế bồi thường thiệt hại, trách nhiệm hoàn trả chi phí và nghĩa vụ phối hợp xử lý nếu phát sinh tranh chấp hoặc rủi ro pháp lý.

3.5. Điều khoản bảo mật thông tin kinh doanh và bí mật công nghệ (NDA)

Do người đại diện pháp luật có quyền tiếp cận nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp nên hợp đồng cần bổ sung điều khoản bảo mật thông tin. Nội dung này thường bao gồm nghĩa vụ không tiết lộ dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh, công nghệ, chiến lược vận hành hoặc thông tin tài chính cho bên thứ ba trong và sau thời gian hợp tác với doanh nghiệp.

Xem thêm: Tiêu chuẩn TCVN 5640:1991 về Bàn giao công trình xây dựng

4. Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê người đại diện pháp luật

Quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng thuê người đại diện pháp luật cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Dưới đây là các bước cụ thể để doanh nghiệp thực hiện:

Bước 1: Xác định nhu cầu ủy quyền. Doanh nghiệp cần xác định rõ công việc cần người đại diện thực hiện, như ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ thuế, hay đại diện trong tranh chấp pháp lý. Việc này giúp định hình phạm vi ủy quyền theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015.

Bước 2: Lựa chọn người đại diện. Người được thuê phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc các trường hợp bị cấm theo Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015. Doanh nghiệp nên kiểm tra lý lịch tư pháp để đảm bảo tư cách pháp lý.

Bước 3: Soạn thảo hợp đồng. Hợp đồng cần tuân theo mẫu được quy định tại các văn bản pháp luật, như Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ thông tin các bên, phạm vi ủy quyền, và điều khoản thanh toán.

Bước 4: Công chứng hoặc chứng thực. Theo Luật Công chứng 2024, hợp đồng ủy quyền liên quan đến tài sản phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp.

Bước 5: Ký kết và lưu trữ. Sau khi ký kết, hợp đồng cần được lưu trữ cẩn thận. Doanh nghiệp có thể nộp bản sao hợp đồng cho cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý nếu cần, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng thuê người đại diện

Hợp đồng thuê người đại diện pháp luật chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật Việt Nam hiện hành. Việc nắm rõ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh vi phạm và đảm bảo hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Dưới đây là các quy định quan trọng:

• Bộ luật Dân sự 2015 là văn bản cốt lõi điều chỉnh hợp đồng ủy quyền, bao gồm các quy định về năng lực pháp lý của người đại diện (Điều 136), phạm vi ủy quyền (Điều 138), và chấm dứt ủy quyền (Điều 140). Doanh nghiệp cần đảm bảo hợp đồng không vi phạm các nguyên tắc này để tránh vô hiệu.
• Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt tại Điều 12 và Điều 13, yêu cầu người đại diện phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với các giao dịch được ủy quyền. Hợp đồng thuê cần nêu rõ trách nhiệm này.
• Luật Công chứng 2024 quy định về việc công chứng hợp đồng ủy quyền, đặc biệt trong các giao dịch liên quan đến bất động sản hoặc tài sản giá trị lớn. Theo Điều 44, hợp đồng ủy quyền phải được công chứng nếu pháp luật yêu cầu.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm việc cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi người đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định này.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ yêu cầu người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trong các giao dịch liên quan đến thuế. Hợp đồng thuê cần đảm bảo người đại diện đáp ứng các yêu cầu về thuế và hóa đơn.

6. Lưu ý khi sử dụng mẫu hợp đồng thuê người đại diện pháp luật

Để đảm bảo hợp đồng thuê người đại diện pháp luật đạt hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng. Các lưu ý này giúp hợp đồng đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật và bảo vệ quyền lợi các bên:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tư cách pháp lý của người được thuê, đảm bảo họ không thuộc các trường hợp bị cấm đại diện theo Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015. Lý lịch tư pháp và các giấy tờ liên quan cần được xác minh rõ ràng.
• Hợp đồng cần nêu rõ thù lao và chi phí phát sinh, tránh tranh chấp về tài chính. Theo Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015, các khoản chi phí này phải được thỏa thuận trước và ghi rõ trong hợp đồng.
• Việc công chứng hợp đồng là cần thiết trong các giao dịch quan trọng, như ủy quyền liên quan đến bất động sản hoặc tài sản có giá trị lớn, theo Luật Nhà ở 2023. Điều này giúp tăng tính pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp.
• Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin người đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Việc không thông báo thay đổi có thể dẫn đến vi phạm hành chính.
• Hợp đồng cần có điều khoản về chấm dứt hợp đồng, bao gồm các trường hợp đơn phương chấm dứt hoặc chấm dứt do hoàn thành công việc, theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015. Điều này giúp các bên rõ ràng về thời điểm kết thúc trách nhiệm.

7. Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài có được thuê làm người đại diện theo pháp luật của công ty tại Việt Nam không?

Có. Luật Doanh nghiệp 2020 không cấm người nước ngoài làm người đại diện pháp luật cho công ty tại Việt Nam. Tuy nhiên, người nước ngoài được thuê phải đáp ứng các điều kiện về cư trú và giấy phép lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

Nếu người đại diện pháp luật đi thuê tự ý ký hợp đồng kinh tế vượt quá thẩm quyền thì hợp đồng đó có bị vô hiệu không?

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của công ty đối với phần giao dịch vượt quá, trừ trường hợp công ty đồng ý kích hoạt hoặc công ty biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý.

ACC Đà Nẵng hỗ trợ được gì cho doanh nghiệp khi có nhu cầu thuê người đại diện pháp luật?

ACC Đà Nẵng cung cấp giải pháp an toàn trọn gói bao gồm: Tư vấn phương án nhân sự tối ưu; soạn thảo Hợp đồng lao động/Hợp đồng dịch vụ thuê người đại diện với các điều khoản bảo mật và ràng buộc trách nhiệm tài sản chặt chẽ; rà soát Điều lệ công ty để đồng bộ hóa thẩm quyền; và thực hiện trọn gói thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Đà Nẵng nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.

Mẫu hợp đồng thuê người đại diện pháp luật là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn về hợp đồng này, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng để được hướng dẫn chi tiết và chuyên nghiệp.