ACC ĐÀ NẴNG

Ghi chú kết hôn là thủ tục hành chính quan trọng nhằm cập nhật thông tin hôn nhân đã đăng ký ở nước ngoài vào hệ thống hộ tịch trong nước. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ bảo đảm quyền lợi pháp lý cho các bên mà còn là cơ sở để giải quyết nhiều vấn đề dân sự khác. Hãy cùng ACC Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây.

1. Thủ tục ghi chú kết hôn hiện nay

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP, ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào sổ hộ tịch sự kiện kết hôn của công dân Việt Nam đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Đây không phải là thủ tục đăng ký kết hôn mới mà là ghi nhận sự kiện hôn nhân hợp pháp đã phát sinh ở nước ngoài vào sổ bộ hộ tịch quốc gia.

Thủ tục này đóng vai trò quan trọng trong việc công nhận giá trị pháp lý của giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam, tạo thuận lợi cho cá nhân khi thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, xuất nhập cảnh hoặc các thủ tục hành chính khác có liên quan đến tình trạng hôn nhân.

2. Đối tượng áp dụng và điều kiện thực hiện ghi chú kết hôn

Không phải mọi trường hợp kết hôn ở nước ngoài đều phát sinh nghĩa vụ làm thủ tục ghi chú kết hôn. Căn cứ Điều 34 Luật Hộ tịch 2014, đối tượng phải thực hiện thủ tục này gồm công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam kết hôn với nhau tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, sau đó về nước thường trú. Đồng thời, việc kết hôn đó phải được thực hiện đúng pháp luật của nước sở tại và không vi phạm các điều cấm trong quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện kết hôn.

Điều kiện tiên quyết để thực hiện ghi chú kết hôn là sự kiện kết hôn đã được đăng ký hợp lệ ở nước ngoài và có giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước đó cấp. Tại thời điểm đăng ký kết hôn ở nước ngoài, các bên phải đáp ứng đầy đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam như độ tuổi, sự tự nguyện, không thuộc trường hợp cấm kết hôn (quy định tại Điều 8 Luật Hôn nhân và Gia đình). Ngoài ra, giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, và phải kèm bản dịch sang tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực.

Xem thêm: Độ tuổi kết hôn ở Pháp là bao nhiêu?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để tiến hành thủ tục ghi chú kết hôn, người yêu cầu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Danh sách cụ thể bao gồm:

• Tờ khai ghi chú kết hôn theo mẫu quy định (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Tờ khai phải ghi đầy đủ, chính xác thông tin của hai bên nam nữ, ngày tháng năm đăng ký kết hôn, tên cơ quan nước ngoài đã thực hiện đăng ký.
• Bản chính giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Trường hợp nước ngoài không cấp giấy chứng nhận kết hôn thì nộp giấy tờ xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, trong đó ghi rõ thông tin về việc kết hôn.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Nếu người yêu cầu là người đại diện thì phải có thêm văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công dân Việt Nam là một trong các bên kết hôn, để xác định cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý thực tế: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định. Đối với giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp, bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi thuộc quốc gia đã ký hiệp định tương trợ tư pháp với Việt Nam về miễn hợp pháp hóa. Người yêu cầu nên kiểm tra kỹ danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa để chủ động hoàn thiện hồ sơ, tránh mất thời gian bổ sung.

Xem thêm: Hướng dẫn giành quyền nuôi con khi không đăng ký kết hôn

4. Trình tự các bước thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn

Thủ tục ghi chú kết hôn được tiến hành theo trình tự các bước sau đây, áp dụng thống nhất trên toàn quốc:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Công dân Việt Nam có tên trong giấy chứng nhận kết hôn hoặc người đại diện theo ủy quyền nộp trực tiếp một bộ hồ sơ tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi công dân Việt Nam cư trú. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hướng dẫn bổ sung ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, tránh gây phiền hà. Thời gian tiếp nhận hồ sơ được thực hiện trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.

Bước 2: Thẩm tra hồ sơ và niêm yết công khai

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tư pháp có trách nhiệm thẩm tra nội dung, đối chiếu các thông tin về nhân thân, tình trạng hôn nhân của công dân. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan này phải niêm yết công khai thông tin ghi chú kết hôn tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp huyện và nơi thường trú của công dân Việt Nam để lấy ý kiến nhân dân. Việc niêm yết nhằm phát hiện các trường hợp kết hôn vi phạm điều cấm của pháp luật Việt Nam.

Bước 3: Giải quyết và trả kết quả

Nếu không phát sinh khiếu nại, tố cáo liên quan đến tính hợp pháp của việc kết hôn, sau thời gian niêm yết 05 ngày làm việc, Phòng Tư pháp tiến hành ghi vào sổ hộ tịch các thông tin về sự kiện kết hôn. Cơ quan này đồng thời cấp cho người yêu cầu một bản trích lục ghi chú kết hôn, có giá trị pháp lý tương đương như giấy chứng nhận kết hôn được cấp tại Việt Nam. Thời gian giải quyết tối đa không quá 12 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, rút ngắn hơn so với một số thủ tục hành chính khác để tạo thuận lợi cho người dân.

5. Chi phí thực hiện

Chi phí thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn được quy định tại Thông tư 85/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí hộ tịch. Mức phí cụ thể do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định trong khung quy định, nhưng không vượt quá 500.000 đồng đối với trường hợp nộp trực tiếp. Đối với các địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa, mức phí thường được quy định thấp hơn nhằm hỗ trợ người dân.

Ngoài khoản phí nêu trên, người yêu cầu có thể phát sinh thêm chi phí dịch thuật, công chứng bản dịch và hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài. Các chi phí này không cố định mà phụ thuộc vào ngôn ngữ dịch, số lượng văn bản cần dịch và đơn vị cung cấp dịch vụ. Để tiết kiệm chi phí và thời gian, người dân nên tìm hiểu kỹ biểu phí của từng đơn vị trước khi sử dụng dịch vụ.

6. Dịch vụ ghi chú kết hôn tại ACC Đà Nẵng

Việc tự mình thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn đôi khi gặp khó khăn do sự khác biệt về ngôn ngữ, sự phức tạp trong khâu hợp pháp hóa lãnh sự và các yêu cầu về hình thức văn bản. ACC Đà Nẵng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện, giúp khách hàng hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác với các lý do sau:

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng dịch vụ trọn gói giúp khách hàng tránh phát sinh những khoản không cần thiết do chuẩn bị hồ sơ sai sót hoặc phải đi lại nhiều lần.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu về lĩnh vực hộ tịch, thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật, bảo đảm hồ sơ được xử lý chính xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Mỗi trường hợp được đánh giá riêng biệt, khách hàng nhận được giải đáp cặn kẽ về các vướng mắc pháp lý liên quan đến việc công nhận hôn nhân nước ngoài tại Việt Nam.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự đến nộp hồ sơ và nhận kết quả, ACC Đà Nẵng đồng hành xuyên suốt quá trình, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cam kết đúng hạn: Thời gian hoàn thành thủ tục được đảm bảo theo đúng cam kết, hạn chế tối đa rủi ro chậm trễ ngoài ý muốn.

7. Câu hỏi thường gặp

Ghi chú kết hôn có bắt buộc phải thực hiện không?

Theo quy định tại Điều 34 Luật Hộ tịch 2014, công dân Việt Nam kết hôn ở nước ngoài về nước thường trú có trách nhiệm đăng ký ghi chú kết hôn. Mặc dù pháp luật không quy định chế tài cụ thể đối với trường hợp không thực hiện, nhưng nếu không có ghi chú kết hôn, các giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân sẽ không được công nhận giá trị pháp lý tại Việt Nam, gây khó khăn khi làm thủ tục khai sinh cho con, mua bán tài sản chung hay giải quyết các vấn đề thừa kế.

Thời gian giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn là bao lâu?

Thời gian giải quyết tối đa là 12 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ, theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Khoảng thời gian này bao gồm 05 ngày niêm yết công khai và thời gian thẩm tra, ghi sổ. Trên thực tế, nếu hồ sơ rõ ràng, không có khiếu nại, thời gian có thể được rút ngắn hơn.

Người nước ngoài có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục ghi chú kết hôn không?

Có thể. Pháp luật hộ tịch cho phép người có tên trong giấy chứng nhận kết hôn ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Văn bản ủy quyền phải được lập thành văn bản, có công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác thực và tránh trục lợi, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xác minh thêm thông tin nếu thấy cần thiết.

Ghi chú kết hôn là một thủ tục không thể bỏ qua đối với công dân Việt Nam đã kết hôn tại nước ngoài nhằm đảm bảo quyền lợi pháp lý trọn vẹn trên lãnh thổ Việt Nam. Nếu gặp vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hay cần hỗ trợ nhanh chóng, đừng ngần ngại liên hệ ACC Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết và giải quyết kịp thời mọi yêu cầu.