Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc doanh nghiệp đi thuê tài sản của cá nhân như nhà làm văn phòng, ô tô chở sếp, hay máy móc thiết bị là điều hết sức phổ biến. Tuy nhiên, khi quyết toán thuế, hàng loạt kế toán phải đau đầu vì chi phí này bị cơ quan thuế gạt bỏ, truy thu tiền thuế thu nhập doanh nghiệp. Để giải trình dòng tiền này một cách hợp pháp, bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản. Bài viết dưới đây của ACC Đà Nẵng sẽ cung cấp biểu mẫu chuẩn.
1. Bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản là gì?
Bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản là biểu mẫu nội bộ do doanh nghiệp tự lập nhằm tổng hợp và chứng minh các khoản chi phí thuê tài sản từ cá nhân. Biểu mẫu này được sử dụng để bổ sung hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình chi phí được trừ theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.
2. Vai trò quan trọng của bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản
Trong các hợp đồng cho thuê tài sản, bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản đóng vai trò như một tài liệu bổ sung, giúp xác định rõ ràng tình trạng, số lượng và giá trị của tài sản tại thời điểm giao nhận. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng cho thuê phải được lập thành văn bản và có thể kèm theo phụ lục để mô tả chi tiết đối tượng hợp đồng, tránh hiểu lầm giữa các bên.
Tài liệu này không chỉ hỗ trợ bên cho thuê bảo vệ quyền lợi mà còn giúp bên thuê kiểm soát chi phí và trách nhiệm bảo quản. Hơn nữa, nó góp phần vào việc ghi nhận chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Việc thiếu sót trong bảng kê có thể dẫn đến tranh chấp về hư hỏng hoặc mất mát tài sản, làm kéo dài thời gian giải quyết và tăng chi phí pháp lý. Do đó, sử dụng bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản là bước cần thiết để hợp đồng trở nên toàn diện và dễ thực thi.
Xem thêm: Bản mẫu dịch giấy khai sinh sang tiếng Nhật chuẩn nhất
3. Mẫu phụ lục bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản
Doanh nghiệp có thể tải mẫu bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản file Word chuẩn để sử dụng ngay. Mẫu cần có đầy đủ thông tin về bên cho thuê, tài sản, giá trị hợp đồng và xác nhận của người đại diện pháp luật.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
Xem thêm: Mẫu CT07 xác nhận thông tin về cư trú theo quy định
4. Nội dung cần thiết trong bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản
Để bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản đạt hiệu quả cao, cần bao gồm các thông tin cốt lõi nhằm phản ánh chính xác giá trị và tình trạng tài sản. Trước hết, phần mô tả tài sản phải liệt kê chi tiết như loại tài sản, số lượng, đặc điểm kỹ thuật và vị trí.
Ví dụ, đối với tài sản bất động sản, cần ghi rõ diện tích, số tầng, tiện ích đi kèm; còn với thiết bị, phải nêu model, năm sản xuất và số seri. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, các chi tiết này giúp xác định đối tượng hợp đồng một cách cụ thể, tránh tranh chấp về phạm vi cho thuê.
Tiếp theo, tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao là yếu tố quan trọng, bao gồm đánh giá hư hỏng, sửa chữa cần thiết và giá trị ước tính. Bên cho thuê và bên thuê nên cùng kiểm tra và ký xác nhận để làm cơ sở pháp lý sau này. Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu chứng từ kế toán phải ghi nhận đầy đủ các yếu tố này để hỗ trợ hạch toán chi phí khấu hao hoặc sửa chữa.
Ngoài ra, bảng kê nên có phần giá trị tài sản, bao gồm giá thuê ban đầu, phương thức thanh toán và điều khoản bồi thường nếu có thiệt hại. Các bên có thể đính kèm ảnh chụp hoặc biên bản kiểm kê để tăng tính thuyết phục. Danh sách các nội dung chính cần có bao gồm:
- Mô tả chi tiết tài sản (loại, số lượng, đặc điểm).
- Tình trạng hiện tại và biên bản bàn giao.
- Giá trị ước tính và điều khoản bảo quản.
- Chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
Việc xây dựng nội dung như vậy không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài sản trong suốt thời hạn hợp đồng.
5. Lợi ích và lưu ý khi áp dụng bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản
Sử dụng bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong việc giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính. Đầu tiên, nó giúp các bên dễ dàng chứng minh tình trạng tài sản ban đầu, từ đó tránh tranh chấp khi kết thúc hợp đồng.
Theo Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục này là phần không thể tách rời của hợp đồng, hỗ trợ tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp dựa trên bằng chứng cụ thể. Bên cạnh đó, trong kế toán, bảng kê hỗ trợ ghi nhận chứng từ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp khấu trừ chi phí hợp lý và báo cáo tài chính chính xác.
Lợi ích khác bao gồm việc tối ưu hóa quản lý tài sản, như theo dõi khấu hao hoặc lập kế hoạch bảo trì định kỳ. Đối với bên thuê, tài liệu này giúp kiểm soát ngân sách, tránh chi phí bất ngờ do hư hỏng không được ghi nhận. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã sử dụng bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản để rút ngắn thời gian đàm phán và tăng độ tin cậy giữa các bên.
Tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm để áp dụng hiệu quả. Các bên nên cập nhật bảng kê định kỳ nếu tài sản thay đổi, và đảm bảo chữ ký công chứng nếu hợp đồng có giá trị lớn. Tránh sử dụng mẫu chung chung mà không điều chỉnh theo loại tài sản cụ thể, vì điều này có thể dẫn đến thiếu sót pháp lý.
Cuối cùng, tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý để tích hợp bảng kê vào hợp đồng một cách phù hợp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.
6. Quy định pháp lý mới về quản lý thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản
Hoạt động cho thuê tài sản hiện không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật dân sự và thương mại mà còn phải tuân thủ chặt chẽ quy định về quản lý thuế. Theo Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế là trách nhiệm bắt buộc đối với chủ thể phát sinh doanh thu từ hoạt động cho thuê.
Đối với cá nhân cho thuê tài sản, khi doanh thu trong năm đạt ngưỡng chịu thuế theo quy định hiện hành thì sẽ phát sinh nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tỷ lệ áp dụng đối với hoạt động cho thuê tài sản. Việc xác định doanh thu được tính trên tổng số tiền thuê thực tế nhận được theo hợp đồng và các khoản thu liên quan (nếu có).
Trong thực tế, nhiều hợp đồng quy định doanh nghiệp thuê tài sản sẽ thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê. Trường hợp này, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng thuê, chứng từ nộp thuế, bảng kê thanh toán và các hồ sơ liên quan để phục vụ hạch toán kế toán và chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
Việc thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và lưu trữ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp các bên hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc gặp khó khăn khi quyết toán và ghi nhận chi phí hợp lý theo quy định pháp luật.
7. Câu hỏi thường gặp
Thuê ô tô của cá nhân làm xe đưa đón nhân viên thì có cần phải có hóa đơn đỏ để tính vào chi phí hợp lý không?
Thuê xe ô tô của cá nhân KHÔNG bắt buộc phải có hóa đơn đỏ (hóa đơn bán hàng) để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN).
Doanh nghiệp đi thuê tài sản của nhiều cá nhân khác nhau thì lập chung một bảng kê hay lập riêng?
Doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản riêng cho từng cá nhân để theo dõi hạn mức doanh thu và phục vụ đối chiếu khi thanh tra.
Nếu doanh nghiệp quên nộp bảng kê này cùng với tờ khai quyết toán thuế năm thì có bị phạt không?
Bảng kê là chứng từ nội bộ, không bắt buộc nộp kèm tờ khai. Tuy nhiên doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ tại văn phòng. Thiếu bảng kê khi thanh tra sẽ dẫn đến loại chi phí và truy thu thuế.
Bảng kê chi tiết hợp đồng cho thuê tài sản không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi các bên trong giao dịch cho thuê. Việc áp dụng đúng cách sẽ giúp bạn tránh rủi ro và tối ưu hóa lợi ích kinh tế. Nếu cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ soạn thảo, hãy liên hệ ACC Đà Nẵng ngay hôm nay để nhận giải pháp pháp lý chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận